Transformación Hospitalaria: Revolucionando la Gestión Documental para una Atención Médica Eficiente y Segura

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La gestión documental en el ámbito hospitalario desempeña un papel crítico en la entrega de atención médica de alta calidad, la eficiencia operativa y el cumplimiento normativo. A lo largo de los años, la cantidad de registros médicos, documentos administrativos y formularios clínicos han crecido exponencialmente, lo que ha llevado a una creciente complejidad en su manejo. En este contexto, la digitalización y una gestión documental efectiva se han convertido en pilares fundamentales para garantizar que los hospitales puedan proporcionar una atención segura, eficiente y centrada en el paciente.

Este artículo aborda tres acciones esenciales que los hospitales pueden tomar para revolucionar su gestión documental

Toma en cuenta una mayor y mejor digitalización de los documentos

En algunos hospitales todavía se trabaja con los historiales médicos de los pacientes en carpetas físicas, resguardadas en archivadores o almacenes, lo que requiere espacio físico significativo y si no se trata con especial cuidado es propenso a errores en la organización y problemas en la recuperación de documentos. Además, si se confunden los expedientes médicos de dos pacientes esto puede resultar en un enorme problema, pudiendo incluso aplicar ciertos tratamientos a pacientes que no lo necesitan.

Teniendo los expedientes médicos digitalizados se puede facilitar de una forma contundente el que estos documentos no se deterioren y si se resguardan con un sistema de gestión documental, se asegura que estos expedientes siempre estén bien organizados y seguros.

Aprovecha al máximo la información digitalizada

Tener documentos digitalizados marca el inicio de un proceso, pero no basta con almacenarlos en una carpeta en una computadora, ya que esto los convierte en recursos estáticos. La implementación de sistemas de gestión documental representa un avance crucial. Estos sistemas permiten que los documentos y expedientes estén disponibles para varios departamentos en un hospital, lo que agiliza considerablemente la consulta y búsqueda de información. Además, para documentos que requieren actualizaciones frecuentes, como las notas de evolución o registros de medicamentos, es posible establecer alertas automáticas que soliciten su actualización. De esta manera, se obtiene una visión más clara y en tiempo real del estado de los documentos que conservamos, mejorando la eficiencia y la integridad de nuestros registros.

Ten en cuenta que la seguridad de tus documentos es crucial

Es de vital importancia que los hospitales en México acaten de manera estricta las leyes y normativas relacionadas con la protección de datos y la seguridad de la información médica. Esto no solo evita posibles sanciones legales, sino que también garantiza la privacidad y la seguridad de la información confidencial de los pacientes. Además, es crucial destacar que la simple retención de documentos en computadoras puede ser riesgosa, ya que estos sistemas son susceptibles a posibles amenazas de ciberseguridad, como hackeos.

Para abordar este desafío, existen empresas especializadas que ofrecen soluciones de almacenamiento, gestión de documentos y digitalización como Safe Data Resources y empresas como Cloud Core, que por medio de plataformas en la nube como Core Image almacenan los archivos de manera segura, cumpliendo con rigurosos estándares de seguridad. En este sentido, es importante resaltar que Cloud Core cuenta con certificación ISO 27001, que respalda la capacidad en la gestión segura de información digital. Esta medida no solo protege la información sensible, sino que también ofrece una capa adicional de seguridad y confiabilidad en la gestión para documentos médicos.

La gestión documental en el ámbito hospitalario es vital para una atención médica eficiente y segura. La digitalización y sistemas como Core Image son esenciales para mejorar la administración de información médica.

Si deseas mejorar la gestión de información médica en tu hospital, no dudes en ponerte en contacto con nosotros y transforma tus procesos para beneficio de tus pacientes y tu institución.

 

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