¿Sabes demostrar la materialidad de un recibo de nómina o de la contratación de tus colaboradores?

 en Administración de recibos nómina

Según los artículos 784, fracción XII y 804, fracción IV de la Ley Federal del Trabajo (LFT), es obligación patronal contar y entregar las constancias de pago de los salarios de sus trabajadores, para que estén en aptitud de acreditar que cumplieron con dicho deber. Sin embargo, el SAT puede poner en duda la materialidad de estos comprobantes, incluso aunque cumplan con los requerimientos fiscales.

La autoridad cuestiona la materialidad de una operación en el momento en el que considera que se emitió un CFDI de nómina, cuando en realidad el contribuyente no cuenta con activos, personal e infraestructura para realizarla. En este caso equivaldría a que la autoridad presume que el contribuyente en realidad no tiene los colaboradores que dice tener o que no pagó los sueldos que dice haber pagado.

En estos casos ocurre que el SAT se rehúsa a dar los efectos fiscales a estos CFDIs, al considerar que la operación que amparan realmente no se realizó. Así, si un contribuyente pretende deducir uno de estos comprobantes para pagar menos impuestos, la autoridad puede negarse, a menos que el contribuyente aporte evidencia de la materialidad.

En supuesto en el que el contribuyente no pueda demostrar la materialidad de estos CFDIs, el SAT lo estaría catalogando como una Empresa que Factura Operaciones Simuladas (EFOS)

Para comprobar la materialidad de la operación, el contribuyente puede utilizar la documentación que da fe de las etapas de contratación de un colaborador. Éstas son algunas de las formas en que un contribuyente puede comprobar la materialidad:

I.- La confesión.

II.- Los documentos públicos;

III.- Los documentos privados;

IV.- Los dictámenes periciales;

V.- El reconocimiento o inspección judicial;

VI.- Los testigos;

VII.- Las fotografías, escritos y notas taquigráficas, y, en general, todos aquellos elementos aportados por los descubrimientos de la ciencia; y

VIII.- Las presunciones.”

De aquí la importancia de resguardar ya sea de forma física o digital los expedientes de los colaboradores y actualizar cada año los mismos. Todo esto se menciona en el artículo 804 de la Ley Federal del Trabajo (LFT), donde estipula que los patrones deberán conservar el expediente que contiene todos estos documentos mientras dure la relación laboral y hasta un año después de terminada la misma.

Por lo cual muchas empresas han implementado sistemas como Core Image y Core Slip, que permiten resguardar, administrar y validar los CFDIs de nómina además de  mantener actualizados los expedientes de los colaboradores y consultarlos en cualquier momento. Con estas herramientas podrás dar fe de que estos pagos, contrataciones, etc sí fueron realizados.

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