Las 9 mejores prácticas para mejorar tu proceso de compra

 en Administración de compras

Realizar compras y adquisiciones en una empresa es un proceso complejo que hoy pasa a ser más que un trámite burocrático.

Las empresas con capacidad de mantener e incrementar su cuota dentro del mercado, consideran las compras como un arma estratégica, tanto así que los costos, la comparación de cotizaciones, la procuración de calidad y los plazos se han convertido en palabras clave para la operación.

Lo anterior lo conocemos como gestión de compras, la cual es una función logística mediante la cual se provee a una empresa de todo el material necesario para su funcionamiento. Una buena gestión de compras en la empresa consigue ahorrar costos, satisfacer al cliente en tiempo y cantidad, y obtener beneficios empresariales directos.

Actualmente, la gestión de compras no queda al margen en la búsqueda de la calidad total. El comprador debe encontrar fuentes de suministros competitivas y desarrollarlas. Otra tendencia actual de la gestión es el just-in-time: que busca reducir al mínimo el stock y que los proveedores sirvan las cantidades solicitadas en función de la demanda. Para lo anterior, se  requieren de acuerdos muy concretos con los proveedores y también se necesita tener un sistema que permita agilizar las operaciones, así como la recepción y control de las órdenes de compra y comprobantes fiscales, para que el flujo de trabajo y abastecimiento no se interrumpa. En la actualidad, ni los productos ni las empresas son las que compiten, esto recae sobre las cadenas de suministro. El éxito dependerá de la eficacia con la que se utilice la tecnología para aprovechar a los proveedores.

A continuación, te comentamos algunas de las mejores prácticas para optimizar la gestión de compras:

1) Trabaja para mejorar los procesos de abastecimiento estratégico, incorporando innovaciones que permitan impulsar su rendimiento.

2) Documenta la comunicación de tus procesos de compra, esto te ayudara a tener una correcta justificación de cada paso de tu proceso para evitar mal entendidos

3) Utiliza métricas para evaluar los progresos y aprovechar los beneficios del feedback constructivo y bidireccional.

4) Siempre busca negociar con tus proveedores.

5) Apoya tus actividades en la tecnología para aumentar la transparencia en las operaciones y para la innovación.

6) Haz una adecuada gestión del ciclo de vida de los contratos. Automatiza tu gestión y fomenta las prácticas que ayuden a facilitar la recabación de datos.

 7) Evita un modelo de gestión de compras rígido, fomentando la descentralización para ganar en cercanía con el cliente. Busca diversificar tus compras.

8) Valida que tus proveedores no estén en las listas negras del SAT para evitar futuras sanciones.

9) Implementa una metodología que te permita confirmar la recepción de productos o servicios

Puedes controlar todo tu proceso de compra, desde la requisición hasta su entrega, a través de un software de gestión de compras. También puedes recibir CFDIs de proveedores y asegurar su validez. Si te interesa adoptar este tipo de software para tu organización, nosotros ponemos a tu disposición Core Supply. 

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