Las 5 mejores prácticas para mejorar tu proceso de compra

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Realizar compras y adquisiciones en una empresa es un proceso complejo que hoy pasa a ser más que un trámite burocrático.

Las empresas con capacidad de mantener e incrementar su cuota dentro del mercado, consideran las compras como un arma estratégica, tanto así que los costos, la comparación de cotizaciones y los plazos se han convertido en palabras clave para la operación.

Actualmente, la gestión de compras no queda al margen en la búsqueda de la calidad total. Los compradores deben encontrar fuentes de suministros competitivas y desarrollarlas. Otra tendencia actual de la gestión es el just-in-time: que busca reducir al mínimo el stock y que los proveedores sirvan las cantidades solicitadas en función de la demanda. Para lo anterior, se  requieren de acuerdos muy concretos con los proveedores y también se necesita tener un sistema que permita agilizar las operaciones, así como la recepción y control de las órdenes de compra y comprobantes fiscales, para que el flujo de trabajo y abastecimiento no se interrumpa. 

En la actualidad, ni los productos ni las empresas son las que compiten, esto recae sobre las cadenas de suministro. El éxito dependerá de la eficacia con la que se utilice la tecnología para aprovechar a los proveedores.

En este artículo te platicaremos algunas de las mejores prácticas para optimizar la gestión de compras:

  1. Documenta la comunicación de tus procesos de compra, esto te ayudará a tener una correcta justificación de cada paso de tu proceso para evitar malentendidos.
  2. Siempre busca negociar con tus proveedores.
  3. Apoya tus actividades en la tecnología para aumentar la transparencia en las operaciones y para la innovación.
  4. Valida que tus proveedores no estén en las listas negras del SAT para evitar futuras sanciones.
  5. Implementa una metodología que te permita confirmar la recepción de productos o servicios.

Aunado a lo anterior, implementar un portal de proveedores también puede ser un gran diferenciador al momento de optimizar tus procesos de compra, no solo porque podrías realizar los 5 puntos anteriormente nombrados, sino que además, también podrás contar con un sistema en el que puedes administrar y relacionar, ordenes de compra, facturas y complementos de pago, pudiendo realizar reportes sobre tiempos de cumplimientos de entregas, facilitándote la tarea de poder encontrar cuellos de botella que pueden estar haciendo que tus procesos se entorpezcan.

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