¿Cómo hacer de tu gestión de gastos un éxito cuando tus políticas pueden variar?
Hoy en día la gestión de gastos de viaje en una empresa se ha vuelto un tema conflictivo debido a la gran cantidad de transacciones relacionadas con los viajes que pueden surgir en el día a día. La mayoría de las empresas tienen problemas para hacer cumplir sus políticas de gastos y se preguntan cómo pueden darle solución a situaciones extraordinarias en las que se requiere sobrepasar el presupuesto definido.
En este artículo te hablaremos sobre las políticas de viaje y como solucionar las situaciones extraordinarias
¿Qué conforma una buena política de gastos de viaje?
Las políticas de gastos de viaje son las pautas de actuación de la empresa delante de los diferentes gastos derivados de la movilidad de los empleados.
Una política de viajes y gastos bien estructurada les permitirá a los colaboradores tener una mayor claridad de lo que se puede o no se puede hacer durante un viaje, con esto, se eliminan los costos que estén fuera del presupuesto y se facilita el proceso de autorización de los pagos debido a que el área contable está consciente de todos los posibles gastos que pueden ocurrir durante el viaje.
Además, una política para viajes y gastos también delimita el desembolso máximo por cada elemento (pasajes de avión, reservaciones de hotel, comidas, etc), ayudando de este modo a que el equipo financiero pueda predecir los costes.
Sin embargo, a pesar de que algunas políticas de gastos y viajes parecen ser perfectas, hay situaciones extraordinarias en las que las políticas se tiene que modificar o por lo menos tienen que contar con un porcentaje de holgura para así, poder cubrir los gastos del colaborador.
En estos casos, es de gran importancia contar con un sistema que permita facilitar la comunicación entre los colaboradores y el área financiera, para así poder tener una total claridad de los gastos relacionados a un viaje.
Existen servicios que permiten hacer modificaciones durante la operación ajustando las políticas de gastos y permitiendo tener control al 100%, estas modificaciones sólo podrán hacerse efectivas una vez que se hayan aprobado mediante tu matriz de autorización.
Core Expense es una plataforma que te permitirá cumplir al pie de la letra tus políticas de gastos de viaje, optimizando el proceso de verificación de los gastos realizados contra el presupuesto inicial y ofrece el servicio de mesa de control para agilizar cambios y aprobaciones en políticas de gastos.
Con Core Expense también podrás:
- Recuperar las facturas de los recibos de tus gastos directamente de los establecimientos
- Tener visibilidad y registro de gastos en computadora o teléfono.
- Tener integración con ERPs y/o sistemas contables.
- Crear de reportes a la medida.
- Enviar Notificaciones por email.
- Recibir tus pases de abordar previo al vuelo.
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