La tarea de obtener y registrar en una semana todas las operaciones realizadas por una empresa durante el mes contable puede ser muy desgastante para los contadores. Según IDC online, durante la última semana de cada mes, el departamento contable dedica más del 40% de sus horas laborales a realizar el cierre mensual. Esto se traduce en más de 216 horas de trabajo dedicadas únicamente a este proceso.
Dado este problema, muchas empresas buscan sistemas que les permitan reducir el tiempo que dedican a los cierres mensuales, en las que hay que hacer tareas como:
- Contabilizar
- Calcular el pago del impuesto
- Revisar las cancelaciones de facturas
- Revisas las sustituciones
- Buscar y relacionar los complementos de pago emitidos y recibidos
- Organizar las notas de crédito emitidas y recibidas
Una de las tareas que consume más tiempo es la comunicación con los proveedores para asegurar que hayan emitido y enviado todas las facturas correspondientes al mes en cuestión. Esta tarea puede ser aún más difícil si las facturas se reciben por correo electrónico y se pierden entre la cantidad de mensajes que se reciben diariamente.
Para solucionar esta situación, algunos sistemas de administración de CFDIs como Core RD, cuentan con buzones receptores que permiten que los proveedores envíen sus facturas a una dirección de correo electrónico y se carguen automáticamente en el sistema de gestión de facturas. De esta manera, las facturas son validadas automáticamente para asegurarse de que cumplan con los requerimientos del SAT. Si hay algún error de validación, el sistema envía un correo electrónico al remitente para que pueda corregir la factura.
En casos en los que los proveedores emiten las facturas pero no las envían, algunos sistemas de gestión de facturas como Core Rd cuentan con módulos de descarga desde el portal del SAT, lo que permite descargar todos los CFDIs emitidos durante un período determinado.
Si deseas ahorrar tiempo en tus cierres mensuales y administrar tus facturas de manera más efectiva, puedes hacer clic aquí para conocer cuál es el mejor sistema para ti.
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