¿Conoces las ventajas de contar con un servicio de gestión documental?

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Después de casi 2 años de pandemia, muchas empresas han tomado la decisión de regresar a sus colaboradores a oficinas, algunas empresas han decidido mantener la modalidad de trabajo desde casa como medida preventiva y de sana distancia para sus empleados.

Según El financiero, El 79% de las empresas en México mantendrá el home office después de la pandemia. Para adaptarse a esta nueva modalidad, han contratado sistemas para la gestión de su información, los cuales pueden ser muy beneficiosos para diferentes áreas de las empresas.

En este artículo te daremos consejos y  beneficios principales de implementar una plataforma de gestión documental en la nube para el área de talento humano.

Facilita el acceso a la información: Una de las problemáticas que enfrentan los departamentos de Talento Humano es la consulta de documentos o expedientes de sus colaboradores ya que suelen tenerlos en formato físico en sus oficinas o en la computadora de escritorio, una plataforma de gestión documental les permitirá acceder a éstos desde cualquier dispositivo con conexión a internet, podrán tener un listado de documentos faltantes  y podrán  contar con notificaciones si es que hay procesos adicionales que requieran integrar más documentos al expediente

Tener la información siempre segura: Cualquier información de los colaboradores siempre debe estar resguardada y segura, la perdida de esta información puede tener graves consecuencias. Te aconsejamos cuidar que la plataforma que contrates cuente con certificación ISO 27001 o centros de datos con las mismas certificaciones para asegurar que tu información sea resguardada con las mejores medidas de seguridad.

Permite integrar a otras áreas: En algunos procesos del área de talento humano el envío y recepción de documentación es clave con otras áreas, en estos tiempos de contingencia, esta tarea puede tornarse complicada debido a que, si se está enviando esta documentación vía correo electrónico o mediante otros medios no se tiene el control de quienes pueden acceder y compartir la información, ya que es muy fácil tener acceso a ella, en cambio, con un sistema de gestión documental puedes restringir el acceso y descargar información.

Actualizar información: La vigencia de los documentos juega un papel importante en los expedientes de los colaboradores y algunas plataformas de gestión documental te permiten asignar una vigencia a cada documento por lo que antes de que el documento pierda vigencia recibirás una notificación para solicitar su reposición.

Te recomendamos usar Core Image; una plataforma ágil, ligera, amigable, fácil de usar e implementar. Con Core Image podrás tener disponible tu información para su consulta, descarga y envío.

Con Core Image también podrás:

  • Definir cada uno de tus procesos en un flujo de trabajo y dar seguimiento a cada una de las tareas que se asignan a los responsables en cada paso.
  • Conectar a todos tus colaboradores en el mismo proceso.
  • Consultar documentos desde cualquier sitio, de manera simultánea y con acceso inmediato.

Administración de contenidos digitales en la nube

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