Cómo un sistema de gestión documental puede ahorrar tiempo y reducir errores en la industria de la construcción

 en Sin categoría

En la dinámica industria de la construcción, el área de compras juega un papel crucial para
garantizar el flujo eficiente de materiales y suministros. Sin embargo, los profesionales de compras
a menudo se enfrentan a desafíos como la gestión de una gran cantidad de documentos y la
necesidad de mantener un seguimiento preciso de contratos, facturas, órdenes de compra y más.
Es aquí donde un sistema de gestión documental demuestra su valía. En este artículo,
exploraremos por qué un sistema de gestión documental puede ser un aliado esencial para
aquellos que trabajan en el área de compras de una empresa dedicada a la construcción.
Eficiencia en la recuperación de documentos
Según estudios realizados por la firma de investigación IDC, el 21.3% del tiempo de trabajo de los
profesionales se desperdicia buscando información en documentos no organizados correctamente
lo cual implica demora en las entregas, lentitud en la generación de pagos por lo que los
proveedores pueden estar inconformes, entre otros. Un sistema de gestión documental bien
implementado puede reducir significativamente este tiempo de localización de documentos para
agilizar la operación d toda la empresa. De hecho, un informe de AIIM (Association for Intelligent
Information Management) reveló que las organizaciones que adoptaron un sistema de gestión
documental experimentaron una disminución promedio del 20% en el tiempo dedicado a buscar
documentos, lo que se traduce en una mejora notable en la eficiencia y productividad del equipo
de compras.
Reducción de errores y retrabajos
El error humano es inevitable, pero puede minimizarse con la ayuda de un sistema de gestión
documental. Según un estudio realizado por Price Waterhouse Coopers (PwC), el 70% de los
errores cometidos en los negocios se deben a la falta de un flujo de trabajo estructurado y un
acceso inadecuado a la información. Al implementar un sistema de gestión documental, las
empresas de construcción pueden reducir los errores asociados con la pérdida de documentos
(Contratos, ordenes de compras, fichas técnicas, pruebas de entrega), el uso de versiones
desactualizadas o la falta de seguimiento de procesos adecuados. Esto no solo ahorra tiempo, sino
que también evita el costoso retrabajo.
Mayor visibilidad y toma de decisiones informadas
Un sistema de gestión documental puede proporcionar una visibilidad completa de los datos
relacionados con las compras en la industria de la construcción. Según un estudio de la firma de
consultoría Aberdeen Group, las organizaciones que implementaron una solución de gestión
documental lograron una mejora del 10% en la visibilidad de los datos de compras (Precios, plazos,
condiciones de entrega), lo que les permitió tomar decisiones más informadas y estratégicas. Con
acceso instantáneo a información actualizada y la capacidad de generar informes y análisis en
tiempo real gracias a los reportes que generan este tipo de plataformas, los profesionales de
compras pueden identificar tendencias, gestionar eficientemente los inventarios y negociar
mejores acuerdos con los proveedores, lo que a su vez puede resultar en ahorros significativos
para la empresa.

La adopción de un sistema de gestión documental en el área de compras de una empresa de
construcción ofrece beneficios tangibles que pueden hacer que tu área de compras sea más
sencilla. Cloud Core pone a tu disposición Core Image; una plataforma que te permitirá consultar,
organizar y resguardar documentos relacionados a tus compras, pudiendo acceder a esta
información en cualquier momento, asegurándote de que siempre cuentes con tus documentos.

¿Quieres saber más?
¡Haz clic aquí!

Publicaciones recientes

Deja un comentario