¿Sufres para que tus proveedores te envíen sus complementos de pago?
Obtener y registrar en solo una semana todas y cada una de las facturas que se generaron durante las operaciones de una empresa durante el ejercicio contable de un mes puede llegar a ser una tarea titánica que los contadores se encargan de realizar.
Con esta problemática en mente, muchas empresas han buscado estrategias que les ayuden a reducir la cantidad de horas que sus áreas contables dedican en realizar la recolección de facturas para así poder agilizar sus cierres de mes, pudiendo invertir su tiempo de mejor forma.
En este artículo te platicamos 3 estrategias que puedes implementar para agilizar el proceso de recolección de facturas
- Estructura un plan de incentivos y penalizaciones estratégicas
Esta puede ser una herramienta poderosa para motivar a tus proveedores a enviar las facturas y los complementos de pago a tiempo. Ofrece incentivos atractivos, como fidelidad en futuras transacciones o el estricto cumplimiento de las fechas de pago acordadas entre ambas partes para aquellos proveedores que cumplan con los plazos establecidos. Este enfoque crea un beneficio mutuo y fomenta la cooperación. Por otro lado, considera la posibilidad de implementar penalizaciones o ajustes en los términos de pago para aquellos proveedores que no cumplan con las fechas límite. Estas medidas, aplicadas de manera justa, pueden impulsar a los proveedores a priorizar la puntualidad del envío de las facturas y los complementos de pago.
- Mantén una comunicación clara y constante
La base de cualquier relación comercial sólida es la comunicación. Antes de realizar cualquier transacción con un proveedor, asegúrate de establecer una comunicación clara y constante que sea fácilmente consultable para así contar con una comunicación bidireccional que puede ayudar a evitar malentendidos y contribuir a un flujo constante de información entre ambas partes. Lo más importante en dejar en claro son las fechas, tanto de pago como de envío de las facturas y complementos de pago, esto ayuda a que ambas partes puedan realizar planes internos de organización de manera más efectiva. También puedes implementar un portal de proveedores con el fin de publicar información como fechas de pago, avisos, recepción de productos o servicios, entre otros. De esta forma fortalecerás la comunicación y evitarás pérdida de tiempo en llamadas innecesarias.
- Automatización y recordatorios
En la era digital, la automatización puede ser tu mejor aliado para facilitar la puntualidad en los pagos y en el envío de los complementos de pago. Utiliza sistemas automatizados para enviar recordatorios a tus proveedores para que recuerden enviarte tus complementos de pago. Estos recordatorios pueden ser en forma de correos electrónicos automáticos, mensajes de texto o notificaciones en plataformas de gestión de proveedores. Configura alertas que se ajusten a tus plazos y que permitan a tus proveedores prepararse con anticipación.
La gestión efectiva de los complementos de pago y de facturas en general requiere un enfoque proactivo y estratégico. Tomando esto en cuenta hay empresas que deciden implementar sistemas como Core Vendor los cuales ayudan de gran manera a eficientar esta tarea, permitiendo a las empresas establecer de una forma clara y transparente acuerdos de fechas de pago y por ende el envío de complementos de pago, permitiendo consultar estos mismos desde cualquier dispositivo con conexión a internet.
Además, Core Vendor también envía notificaciones a proveedores de manera automática cada vez que se vence el periodo para poder enviar el complemento de pago, ayudando a que ahorres tiempo buscando a los proveedores que no te han enviado tus complementos de pago
