De esta forma un DMS puede ayudar a las SOFOMES
Las SOFOMES, o Sociedades Financieras de Objeto Múltiple, son instituciones financieras que brindan crédito y financiamiento a pequeñas y medianas empresas que no cumplen con los requisitos que solicita la banca tradicional. Sin embargo, como con cualquier institución financiera, las SOFOMES deben cumplir con una serie de requisitos entre los cuales se incluye la correcta gestión de los documentos.
La gestión documental es una parte crítica de las operaciones de cualquier institución financiera. Implica la creación, actualización y el resguardo de documentos y sus registros, tanto físicos como electrónicos. Esto incluye a cualquier tipo de documento que administren, desde solicitudes de préstamo y estados financieros hasta datos de clientes y acuerdos legales. Con el creciente volumen de datos que las instituciones financieras deben gestionar, es esencial contar con un sistema de gestión de documentos.
Como menciona Flux Financiera, a partir de la pandemia por COVID-19 y hasta el 2022 el sector de las SOFOMES en México se fortaleció reportando un crecimiento de doble dígito, lo cual nos indica que no solo aumentó la demanda de este tipo de organizaciones, sino que además se incrementó la cantidad de documentación que se debe administrar.
Un sistema de gestión de documentos o DMS (Document Management System) es una plataforma que permite a las organizaciones gestionar sus documentos de forma más eficaz. Proporciona un repositorio centralizado para todos los documentos y registros, con funciones como control de versiones, administración de acceso a la información y grandes facilidades para la búsqueda de información. Un DMS puede ayudar a las SOFOMES de varias maneras, por ejemplo:
Optimización de los procesos para crear o recabar cualquier documento: Un DMS puede ayudar a las SOFOMES a asegurar la correcta creación o integración de un documento o un expediente, puede controlar diversas etapas, desde la creación de un archivo hasta su aprobación y distribución. Esto puede ayudar a reducir los errores como la falta de un contrato en un expediente o la sustitución de documentos que tengan vigencia ya que puede enviar alertas de fachas de vencimiento.
Mejorar el cumplimiento: Como se mencionó anteriormente, las SOFOMES deben cumplir con una serie de requisitos normativos relacionados con la gestión de documentos. Un DMS puede ayudar a las SOFOMES a asegurarse que sus expedientes estén completos y actualizados, teniendo la capacidad de asignar usuarios auditores para que se aseguren que la documentación cumpla las reglas que establece la empresa y la CONDUSEF o cualquier tercero relacionado como pueden ser inversionistas.
Aumento de la seguridad: Un DMS puede ayudar a las SOFOMES a proteger sus datos y documentos confidenciales al proporcionar funciones como control de acceso y cifrado de toda la documentación cargada. Esto puede ayudar a mitigar el riesgo de violación de datos.
Al verse sofocadas con la cantidad de documentos y la diversidad de información muchas SOFOMES han digitalizado cada vez más su información y resguardo en algún DMS para poder obtener un control estricto de todos los expedientes para cada préstamo que realizan. En Cloud Core te recomendamos Core Image, un DMS que permite resguardar, administrar y actualizar expedientes, teniendo la seguridad de que tu información siempre estará segura y accesible. Contamos con la certificación ISO 27001 la cual nos avala como una empresa que cumple con los correctos lineamientos para resguardo de información digital.
También contamos con una vasta experiencia brindándole nuestros servicios a SOFOMES, por lo cual si requieres asesoría sobre cómo tener el control de tus expedientes y documentación en la era digital ¡contáctanos!
Blog Relacionado:
