Esto es un DMS y así te podría ayudar
Año tras año la cantidad de información digital que se genera alrededor del mundo está aumentando exponencialmente a niveles que son inimaginables. Solo para que nos demos una idea, hasta 2003 en el mundo se habían generado cinco Exabytes de información y casi 20 años después en el 2022, ya estamos llegando a la cifra de 163 Zetabytes de información, de los cuales el 40% de esta son documentos digitales. Recordemos que 1 Zetabyte equivale a 1.024⁷ gigas de información.
Esto ha afectado a muchas empresas, las cuales han tenido que resguardar su información y documentación en diferentes formatos, ya sea mediante el resguardo en bases de datos en la nube o en centros de datos propios.
Pero no solo se trata de resguardar información, también es de vital importancia poder organizarla y buscar la manera de tenerla siempre accesible
Para ello, se crearon los DMS (Document Management System) los cuales permiten resguardar, organizar y buscar rápidamente grandes cantidades de documentos. Y eso no es todo. Además, este tipo de software es capaz de registrar, en tiempo real, las modificaciones realizadas por diversos usuarios en un entorno colaborativo, manteniendo un registro de las diversas versiones creadas y modificadas por diferentes usuarios
¿Cómo puede ayudar un DMS a tu empresa?
Con un DMS la productividad de una empresa puede aumentar exponencialmente. Hoy en día el enfoque está en los problemas de gestión que puede generar el trabajo a distancia y en el aporte que pueden hacer las soluciones digitales remotas para mantener a los equipos de trabajo conectados y alineados con los objetivos de la empresa.
En este sentido un DMS ahorra tiempo de gestión, disminuye costos y mejora la experiencia de clientes internos y externos. De hecho, puede ser una herramienta útil y práctica para la administración de contratos, sobre todo, en un departamento legal donde un DMS se puede llegar a utilizar también como un CLM (Contract Lifecycle) gestionando de forma dinámica y sistemática los contratos desde su inicio hasta la adjudicación, cumplimiento y renovación.
Uno de los mejores DMS es Core Image debido a que no solo puede realizar todas las tareas de un DMS ( Document Management System ) y un CLM (Contract Lifecycle) sino que además cuenta con un administrador de flujos de trabajo el cual permitirá a tu empresa administrar y gestionar toda la información que se genera día tras día en tu empresa.
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