La importancia de los documentos digitales y los flujos de trabajo
A medida que tenemos más avances tecnológicos se nos ha permitido trabajar cada vez más sin necesidad de utilizar papel ya que podemos mantener nuestros documentos en formato digital con excepción de aquellos que deben conservarse en forma física debido a temas de validez legal u otra índole.
Un documento electrónico es una “copia digital” del documento original, sin embargo, para realizar plenamente la conversión digital, es necesario procesar el documento con un programa que permita usar OCR (Reconocimiento Óptico de Caracteres). Gracias a esta tecnología, podemos buscar fácilmente datos específicos del documento ya que puede convertir las imágenes en caracteres, de esta forma tenemos un mayor control de la información y minimizamos tiempos al buscar un dato específico.
Por otra parte, es crucial que las empresas comiencen a integrar sus documentos digitales a flujos de trabajo, y adaptarlos a sus tareas diarias. Un claro ejemplo de la importancia de esto, son todas las empresas que al día de hoy no saben en qué punto se encuentras cada uno de los proceso ya que no tienen visibilidad de la operación diaria o de la información que se genera día a día ya sea de forma físico o digital.
A medida que las compañías migran sus archivos físicos a formatos digitales, se van generando dos interrogantes, tales como:
¿Cómo poder organizar todos mis documentos?
¿Cómo poder integrar los documentos digitales dentro de mis procesos?
¿Cómo saber dónde tengo cuellos de botella en tiempo real?
Para ello existen sistemas que permiten visualizar y organizar la información que se genera todos los días. Además de controlar y visualizar las etapas de cada proceso de la empresa enviando y recibiendo notificaciones en demoras de cada proceso. Son sistemas en la nube que te permiten trabajar desde cualquier lugar mientras tengas una conexión a internet.
Este tipo de herramientas facilitan la vida para controlas procesos que posiblemente son invisibles en este momento en el que muchas personas se encuentran trabajando desde casa (Home Office). Acércate a nosotros para poder platicarte detalles de las opciones que tienes para poder resolver estos retos que nos plantea la actualidad del mundo.
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