La importancia de un sistema de gestión documental para los expedientes de personal en Talento Humano

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En el mundo dinámico de Talento Humano, los expedientes de personal son verdaderos tesoros. No solo contienen información valiosa sobre cada colaborador, sino que también son la base para la toma de decisiones estratégicas. Sin embargo, la gestión ineficiente o descuidada de estos expedientes puede llevar a problemas serios. Descubre por qué mantener tus expedientes de personal resguardados y actualizados en un sistema de gestión documental es clave para el éxito de tu área.

Expedientes siempre al alcance:

De acuerdo con un estudio de IDC, el 21% del tiempo de trabajo de los colaboradores se invierte en buscar información que necesitan para realizar su trabajo. La gestión manual de los expedientes de personal es un proceso lento y propenso a errores, lo que impacta negativamente en la productividad del equipo de Talento Humano. Un sistema de gestión documental automatiza la clasificación, organización y búsqueda de los expedientes, reduciendo significativamente el tiempo del colaborador en tareas administrativas.

Cumplimiento normativo y seguridad de los datos

Al gestionarse de forma manual los expedientes de personal en un PC o en formato físico se aumenta el riesgo de pérdida, acceso no autorizado o divulgación de información confidencial. Un sistema de gestión documental proporciona funciones de seguridad avanzadas, como el control de acceso y el cifrado de datos, protegiendo la confidencialidad de los expedientes. Además, hay empresas como Cloud Core que cuentan con la certificación ISO 27001, la cual certifica que una empresa cuenta con un alto estándar medidas de seguridad para el resguardo de la información, asegurando que la información de nuestros clientes siempre esté segura y accesible.

Agilidad y precisión en la toma de decisiones

Los expedientes de personal actualizados son fundamentales para la toma de decisiones informadas en temas como: desarrollo profesional, evaluación de desempeño y planificación de la fuerza laboral. Un sistema de gestión documental permite actualizar y acceder rápidamente a los expedientes, facilitando la obtención de información relevante y fiable, lo que mejora la calidad de las decisiones tomadas por el equipo de Talento Humano. Además, en caso de una auditoría, es de vital importancia tener los expedientes actualizados para  evitar tener repercusiones con el auditor sea interno o externo.

La gestión documental eficiente de los expedientes de los colaboradores es esencial para el éxito de Talento Humano. Con Core Image, puedes garantizar la seguridad y acceso ágil a la información de tus colaboradores. Si quieres obtener más información sobre cómo Core Image puede beneficiar a tu empresa, ¡haz clic aquí y descubre la revolución en la gestión documental!

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